Klauzula informacyjna

1. Co to są dane osobowe?

Są to wszystkie informacje, które pozwalają bez większego wysiłku odróżnić jedną osobę od pozostałych. Mogą one dotyczyć zarówno wprost tej osoby (takie jak imię i nazwisku, numer identyfikacyjny, a czasem nawet adres e-mail lub konto internetowe), jak też takie, które nie opisują jej bezpośrednio. Przykładowo dotyczą jej cech, stanu zdrowia, poglądów, miejsca zamieszkania, nałogów, rasy lub wyznania.

2. O jakich danych osobowych mówimy w naszym przypadku?

Są to dane które przekazują nam nasi Klienci, Użytkownicy, Kontrahenci oraz nasi Pracownicy, w związku z korzystaniem z naszych usług, współpracą z nami lub zatrudnieniem. Dane te są przez nas przetwarzane.

3. Co to znaczy przetwarzanie danych?

Przetwarzanie to wszelkie czynności jakie możemy wykonać z danymi osobowymi – związane zarówno z ich aktywnym wykorzystaniem, takim jak gromadzenie, pobieranie, utrwalanie, łączenie, modyfikowanie czy też udostępnianie, jak też pasywnym, takim jak przechowywanie, ograniczanie, usuwanie lub niszczenie.

4. Kto jest Administratorem Danych (to znaczy ma wpływ na ich przetwarzanie oraz bezpieczeństwo)?

Administratorem Waszych danych jest Urząd Miasta i Gminy w Pelplinie, Plac Grunwaldzki 4, 83-130 Pelplin, reprezentowany przez Burmistrza Miasta i Gminy Pelplin Pana Mirosława Chyłę.

Administrator danych powołał Inspektora Danych Osobowych, z którym kontakt jest możliwy poprzez adres iod@pelplin.pl

Kontakt w sprawach związanych z Ochroną Danych Osobowych jest również możliwy pocztą tradycyjną na adres: Urząd Miasta i Gminy w Pelplinie, Plac Grunwaldzki 4, 83-130 Pelplin

5. W jakim celu przetwarzamy Twoje dane osobowe?

Przetwarzamy dane osobowe na potrzeby obsługi zapytań i udzielania odpowiedzi.

6. Na jakiej podstawie prawnej i w jakim celu przetwarzamy Twoje dane?

Każde przetwarzanie Twoich danych musi być oparte na właściwej, zgodnej z obowiązującymi przepisami, podstawie prawnej. Podstawą taką może być Twoja zgoda na przetwarzanie danych lub inne zapisy prawne pozwalające na to, zgodne z Ustawą z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2018 r., poz. 1000), oraz Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (określanym jako „RODO”).

Logując się na Portalu, Twoje dane osobowe będą przetwarzane na podstawie:

• Art. 6 ust. 1 lit. a RODO – na potrzeby obsługi działań, na które wyraziłeś zgodę na Portalu (przy każdej zgodzie opisany jest cel przetwarzania w momencie jej wyrażania. Zgodę można cofnąć w każdym czasie).

• Art. 6 ust. 1 lit b RODO – na potrzeby realizacji umowy i obsługi procesów z nią związanych jeżeli zostaje zawarta umowa.

• Art. 6 ust. 1 lit. e RODO – na potrzeby realizacji zadania realizowanego
  w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej w ramach [akty prawne – można podać przykłady : Ustawa z dnia 17 lutego 2005 r.
  o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne , Ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego, Ustawa z dnia 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej]

7. Komu przekazujemy Twoje dane?

Jako Administrator danych, mamy dostęp do Twoich danych oraz w drodze umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych powierzyliśmy firmie e-instytucja.pl Sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie przy ul. Kanarkowej 15 (02-818 Warszawa) obsługę informatyczną portalu.

Zgodnie z obowiązującym prawem Twoje dane możemy przekazywać podmiotom przetwarzającym je na nasze zlecenie, np. operatorom pocztowym, lub podmiotom z nami współpracującymi. Mamy też obowiązek udostępnić je określonym organom, np. urząd skarbowy lub na żądanie podmiotów uprawnionym do tego na podstawie innych przepisów prawa, np. sądy lub organy ścigania. W niektórych przypadkach udostępnienie nastąpi jednak tylko wtedy, gdy zwrócą się one do nas z wnioskiem w tej sprawie, wskazując prawo, które zezwala im na takie żądanie.

Nie przewidujemy przekazywania Twoich danych do państw trzecich lub organizacji międzynarodowych, to jest poza obszar gospodarczy Unii Europejskiej. Na terenie Unii Europejskiej we wszystkich krajach członkowskich dzięki RODO masz zapewniony identyczny poziom ochrony Twoich danych. Tekst RODO jest odstępny pod adresem:

http://eur-lex.europa.eu/legal-content/PL/TXT/?uri=OJ:L:2016:119:TOC

8. Jak długo będziemy przetwarzać Twoje dane?

Przykładamy bardzo dużą uwagę do tego aby ograniczyć do niezbędnego minimum zakres gromadzonych przez nas danych, jak też czas ich przetwarzania. W tym celu wykonujemy systematyczne przeglądy posiadanych dokumentów papierowych i elektronicznych, usuwając zbędne, których czas przydatności minął. Pamiętaj, że o czasie przetwarzania Twoich danych, zależnie od podstawy w oparciu o którą je uzyskaliśmy, mogą decydować odrębne – niezależne od nas przepisy prawne, które mogą nakładać na nas obowiązek przechowywania Twoich danych, niezależnie od Twojej woli lub chęci. Przykładem może być prawo pracy, prawo ubezpieczeń społecznych czy przepisy dotyczące rachunkowości.

Jeśli posiadane przez nas dane miałyby zostać wykorzystane w inny celu, niż w jakim zostały one pozyskane, zawsze zostaniesz prze nas o tym poinformowany i będziesz mógł się temu sprzeciwić.

Dane osobowe przetwarzamy zarówno w okresie w jakim posiadasz konto na Portalu jak i mamy prawo przechowywać historię Twojego konta na Portalu przez okres czasu wymagany przepisami prawa dla ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń prawnych do czasu przedawnienia roszczeń.

9. Jakie masz prawa w stosunku do Twoich danych?

Jeśli przetwarzamy Twoje dane osobowe, zawsze masz prawo do:

• żądania dostępu do danych – w granicach art. 15 RODO,

• ich sprostowania – w granicach art. 16 RODO

• żądania usunięcia – w granicach art. 17 RODO,

• lub ograniczenia czynności przetwarzania – w granicach art. 18 RODO,

• wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych – w granicach art. 21 RODO,

• przenoszenia danych, w tym uzyskania ich kopii – w granicach art. 20 RODO.

Wszystkie te prawa szczegółowo zostały omówione w art. 15 do 21 RODO, którego tekst jest dostępny pod adresem wskazanym powyżej.

Możesz także wycofać swoją zgodę na przetwarzanie danych osobowych, w takim przypadku niezwłocznie usuniemy Twoje dane osobowe, jeśli tylko nie wystąpi obowiązek prawny nakazujący nam ich dalsze przetwarzanie na przykład przez okres określony wymogami zapisów ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.

Jeśli uznasz, że w jakikolwiek sposób – czego oczywiście nie chcemy – naruszyliśmy Twoje prawa lub nie zapewniliśmy bezpieczeństwa Twoim danym osobowym, przysługuje ci prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego, którym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

10. W jaki sposób można cofnąć zgodę wyrażoną w Portalu?

Prosimy o kontakt drogą elektroniczną na adres e-mail – iod@pelplin.pl

11. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji oraz informacja o profilowaniu.

W oparciu o Twoje dane nie są podejmowane przez nas żadne decyzje, które miałyby charakter zautomatyzowany, to znaczy odbywałyby się bez udziału człowieka. Nie podejmujemy także żadnych działań które miałyby na celu profilowanie Twojej osoby.

12. Jak chronimy Twoje dane?

W celu zapewnienia bezpieczeństwa Twoich danych stosujemy wymagane prawem środki organizacyjne i techniczne. W naszej siedzibie zainstalowaliśmy niezbędne zabezpieczenia fizyczne, aby uniemożliwić dostęp do danych osobom nieuprawnionym. Nasi pracownicy posiadają wymagane upoważnienia oraz mogą przetwarzać dane w sposób ograniczony, tzn. tylko w takim zakresie, w jakim jest to konieczne do prawidłowego wykonywania przez nich obowiązków służbowych.